С начала пандемии профессия секретаря регулярно попадает в топ умирающих профессий: нет офиса — нет секретаря. Да и руководители все чаще отдают предпочтение более многофункциональному ассистенту. Но ведь ассистент тоже не резиновый, а прием звонков — то, что можно легко делегировать. Роботу, например.
Робот-секретарь может быть двух видов: с синтезированной или с предзаписанной речью. Первый прекрасно обращается с переменными, второй — звучит так, что его не отличишь от живого человека. Принципиальной разницы между ними в работе секретаря нет, потому что главная задача — обработка входящих звонков, так что звонящий не бросит трубку, если услышит, что с ним говорит робот.
В этой статье мы не будем подробно останавливаться на разнице между речевыми технологиями, а сосредоточимся на возможностях умного голосового робота, которые позволяют ему решить задачи секретаря.
Голосовой робот секретарь вместо сотрудника
Главный секрет успеха голосового робота в качестве секретаря заключается в том, что его «мозги» — это тщательно и заранее прописанный скрипт, который учитывает максимальное количество возможных поворотов диалога. Так что робот-секретарь всегда будет нативно поддерживать диалог и поможет решить почти любую задачу звонящего. Мужа, конечно, не найдет, но в рамках своих компетенций сделает все возможное.
У робота-секретаря есть радикальные преимущества перед настоящим сотрудником:
- Обходится несопоставимо дешевле. Голосовой бот окупает затраты на создание и внедрение в первые же месяцы использования, особенно если он работает на большую компанию и снимает необходимость консультирования клиентов с нескольких сотрудников сразу.
- К тому же, он не попросит прибавки к зарплате, и за него не нужно делать отчисления в различные фонды. А еще — оплачивать отпуск и больничные. Робот-секретарь работает 24/7 и не жалуется.
- Всегда в хорошем настроении. Приятный и вежливый секретарь — визитная карточка компании и руководителя. Голосовой робот всегда общается тактично и не нахамит даже самому невыносимому собеседнику.
- Ответит в любое время. Не важно, в какое время или из какого часового пояса вам звонят — робот всегда на связи и отвечает бодрым приятным голосом.
- Ему всегда можно дозвониться. Автоматизация позволяет разговаривать одновременно с несколькими собеседниками. Даже если вам разом звонит сотня человек — никого не обидят вниманием и решат их задачи.
- Не потеряет важную информацию. Поскольку человеческий фактор полностью исключается, вся информация дойдет до вас вовремя и без всяких искажений. Робот может передать сообщение, прислать запись разговора или добавить сделку в CRM.
Функции, которые выполняет робот-секретарь
Голосовой робот-секретарь умеет все то же, и даже больше, что и обычный сотрудник.
- Примет все звонки и ответит на типовые вопросы. В скрипт можно зашить самые популярные вопросы о вашем бизнесе, на которые обычно приходится отвечать другим сотрудникам. На дистанции в год это экономит десятки и сотни часов работы, которые можно потратить на более важные задачи. При этом робот ничего не забудет и не напутает.
- Робот не только отвечает на звонки, он их записывает и сохраняет. Любой важный разговор сохранится во всех деталях, и к нему всегда можно будет вернуться.
- Переключит на нужный отдел. Если вопрос выходит за рамки скрипта, робот подберет подходящего сотрудника и соединит с ним звонящего.
- Возьмет на себя спамеров. Голосовой робот отошьет всех назойливых рекламщиков, но при этом сможет вычленить их предложения и сохранить их.
- Согласует все встречи. Робот-секретарь на основе вашего календаря или календарей согласует с собеседником удобное время встречи, узнает ее длительность, занесет в расписание и отправит ссылку на зум, если встреча будет онлайн.
- Напомнит о встречах и задачах. О каждой встрече голосовой секретарь предупредит нужного сотрудника и не забудет напомнить о ней заранее, чтобы вы точно успели к назначенному времени.
В каких сферах удобен секретарь-голосовой робот
Голосовой робот-секретарь будет полезен в любой приемной, где есть поток входящих звонков. Он освободит и руководителя, и ассистента, и рядовых сотрудников, которые смогут потратить время на решение более сложных и перспективных задач. Идеален для:
- директоров: генерального, исполнительного, финансового и т.д.
- руководителей отделов, особенно в отделе продаж и рекламы,
- индивидуальных предпринимателей,
- самозанятых,
- небольших и средних компаний, которые стараются не раздувать штат.
У робота нет пределов масштабирования, поэтому голосовой секретарь будет одинаково отлично чувствовать себя в приемной и маленького магазина, и огромной корпорации. Со временем скрипт робота можно расширять, а сам электронный секретарь будет обучаться и все лучше понимать звонящих.
